Reila

Tietosuojaseloste Työnhakijat

  1. Kuka on rekisterinpitäjä ja mitkä ovat sen yhteystiedot?

Rekisterinpitäjänä toimii Reila Palvelut Oy (jäljempänä Reila tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Reila Palvelut Oy
PL 75, 00088 S-ryhmä
p. 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

  1. Millaisia tietoja keräämme ja miten?

Meille antamiisi tietoihin voi kuulua mm. nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), syntymäaika, cv, kansalaisuus, sukupuoli, tiedot koulutuksesta, tiedot työkokemuksesta, koulutus- ja osaamistiedot, voimassa olevat luvat, ajokortti, kielitaito, mahdolliset suosittelijat yhteystietoineen, valokuva, muut työhakemuksessa antamasi tiedot sekä työnhakuprosessiin liittyvät tiedot.

Voit antaa meille tietoja olemalla meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavoin. Voit antaa tietoja meille myös rekrytointijärjestelmämme kautta, täyttämällä verkkosivuillamme osoitteessa www.reila.fi olevia lomakkeita tai hakemalla muuta kautta Reilaan töihin. Pyydämme sinua antamaan vain niin paljon tietoja, kuin on rekrytoinnin kannalta tarpeen.

Voimme tapauskohtaisesti pyrkiä tavoittamaan potentiaalisia työnhakijoita esimerkiksi rekrytointikumppaniemme kautta.

  1. Miksi keräämme näitä tietoja?

Keräämme näitä tietoja voidaksemme rekrytoida henkilökuntaa. Käytämme näitä tietoja arvioidaksemme työnhakijoiden soveltuvuutta tarjolla oleviin tehtäviin, ottaaksemme yhteyttä rekrytointiprosessiin liittyen ja varmistaaksemme sujuvan rekrytointiprosessin.

  1. Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Tietojen käsittely on tarpeen rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi sekä työnhaun ja rekrytoinnin helpottamiseksi. Tietojen käsittely on tarpeen myös mahdollisesti tekemämme työsopimuksen täytäntöön panemiseksi tai tätä ennen sovittujen toimenpiteiden (esimerkiksi haastattelu tai alaan liittyvä koulutus) toteuttamiseksi. Tietojen käsittelyllä noudatamme lakisääteisiä velvoitteitamme.

Käsittelemme työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin suorittamiseen antamasi suostumuksen perusteella. Suostumuksesi perusteella voimme myös kerätä sinua koskevia tietoja kolmansilta osapuolilta ja muista ulkoisista lähteistä, kuten kolmansien osapuolien suorittamien soveltuvuuskokeiden ja turvallisuusselvitysten kautta.

Meillä on oikeutettu etu tavoittaa potentiaalisia ehdokkaita kertoaksemme heille mielenkiintoisista työmahdollisuuksista. Voimme myös käsitellä työnhakijan henkilötietoja oikeudellisten vaatimusten puolustamiseksi oikeutetun etumme perusteella. Olemme arvioineet, että perusoikeutesi tai -vapautesi eivät syrjäytä edellä kuvattua oikeutettua etua.

Rekrytointiprosessin loppuvaiheessa työnhakijan henkilötietoja käsitellään työsopimusneuvottelua varten.

  1. Kenelle voimme siirtää tai luovuttaa tietoja?

Saatamme jakaa tietosi valittujen yhteistyökumppaneiden kanssa, jotta voimme tarjota toimivan rekrytointiprosessin. Näihin yhteistyökumppaneihin voivat kuulua esimerkiksi rekrytointipalvelumme ylläpidosta vastaava yritys tai henkilöarviointeja suorittava yritys. Mikäli työsopimuksen solmiminen edellyttää turvallisuusselvitystä ja/tai henkilöluottotietojesi selvittämistä, luovutamme tietoja viranomaisille sekä valitsemillemme luottotietoyrityksille.

Luovutamme tietoja, mikäli meiltä edellytetään tietojen luovuttamista tai jakamista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeuksiemme, omaisuutemme, turvallisuutemme, asiakkaittemme tai muiden tahojen suojelemiseksi.

Saatamme luovuttaa tietojasi myös valikoiduille kolmansille osapuolille, kuten työnteon edellytyksenä olevaa koulutusta järjestäville oppilaitoksille.

  1. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Tietojesi säilytysaika riippuu tietojen lajista ja niiden käyttötarkoituksesta. Emme säilytä tietojasi tarvetta tai sallittua aikaa pitempään. Pääsääntöisesti säilytämme työhakemuksia 2,5 vuotta rekrytoinnin päättymisestä.

  1. Siirretäänkö tietojasi Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palveluiden ylläpitoa ja teknistä tukea varten. Myös sopijakumppanimme, kuten Teamtailor, voivat siirtää tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle omille alikäsittelijöilleen. Kun tietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita tai EU:n tai Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) hyödyntäen. Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja myös, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tietosuojan taso on riittävä.

  1. Millaisia oikeuksia sinulla on?

Rekisteröitynä sinulla on:

• oikeus saada läpinäkyvää informaatiota: sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja sinusta kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietojasi käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietojasi luovutetaan.

• oikeus saada pääsy tietoihin: sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, mitä tietoja käsittelemme. Voit siis pyytää omat tietosi ottamalla meihin yhteyttä.

• oikeus tietojen oikaisemiseen: mikäli havaitset virheitä tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot korjattua.

• oikeus tietojen poistamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua henkilörekisteristä.

• oikeus käsittelyn vastustamiseen: sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

• oikeus käsittelyn rajoittamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojasi poistettavan. Tällöin saamme ainoastaan säilyttää tietojasi.

• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot sähköisessä muodossa toimitettavaksi toiselle palveluntarjoajalle.

• oikeus suostumuksen peruuttamiseen: sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mutta huomioithan, että emme voi tällöin huomioida hakemustasi rekrytointiprosessissa.

• oikeus tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista: me ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

• oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle: Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.

  1. Miten voit ottaa yhteyttä?

Oikeuksiesi käyttämiseksi pyydämme olemaan yhteydessä ensimmäisessä kohdassa esitettyihin yhteystietoihin.

S-ryhmän tietosuojavastaavan tavoitat sähköpostitse osoitteesta: tietosuojavastaava@sok.fi.

Reila

Dataskyddsbeskrivning Arbetssökande

  1. Vem är personuppgiftsansvarig och vilka är kontaktuppgifterna till den personuppgiftsansvarige?

Den personuppgiftsansvarige är Reila Palvelut Oy (nedan Reila eller den personuppgiftsansvarige) i enlighet med den här dataskyddsbeskrivningen.

Reila Palvelut Oy
PB 75, 00088 S-gruppen
tfn 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

  1. Vilka uppgifter samlar vi in och hur?

De uppgifter du lämnar till oss kan omfatta namn, kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress), födelsedatum, cv, nationalitet, kön, utbildning, arbetslivserfarenhet, uppgifter om utbildning och kompetens, giltiga tillstånd, körkort, språkkunskaper, eventuella referenser med kontaktuppgifter, fotografi, andra uppgifter som du lämnar i din arbetsansökan och uppgifter som rör arbetssökningsprocessen.

Du kan lämna uppgifter till oss genom att kontakta oss via telefon, e-post eller på annat sätt. Du kan också lämna oss uppgifter genom vårt rekryteringssystem, genom att fylla i blanketter på vår webbplats www.reila.fi eller genom att på annat sätt söka arbete hos Reila. Vi ber dig endast att lämna de uppgifter som är nödvändiga för rekryteringsprocessen.

Från fall till fall kan vi försöka nå potentiella arbetssökande, till exempel genom våra rekryteringspartner.

  1. Varför samlar vi in de här uppgifterna?

Vi samlar in de här uppgifterna för att kunna rekrytera personal. Vi använder de här uppgifterna för att bedöma de arbetssökandes lämplighet för de arbetsuppgifter som finns tillgängliga, för att kontakta dem om rekryteringsprocessen och för att säkerställa en smidig rekryteringsprocess.

  1. På vilken grund behandlar vi uppgifterna?

Behandlingen av uppgifter är nödvändig för att hantera rekryteringsprocessen och för att underlätta arbetssökning och rekrytering. Behandlingen av uppgifter är också nödvändig för att genomföra ett eventuellt anställningsavtal som vi har ingått eller för att genomföra åtgärder som vi har kommit överens om i förväg (till exempel en intervju eller utbildning inom området). Vi behandlar uppgifterna för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter.

Vi behandlar arbetssökandens personuppgifter på grundval av ditt samtycke till rekryteringsprocessen. Baserat på ditt samtycke kan vi också samla in uppgifter om dig från tredje parter och andra externa källor, till exempel genom lämplighetstester och säkerhetsprövningar som utförts av tredje parter.

Vi har ett berättigat intresse att nå potentiella kandidater för att informera dem om intressanta arbetsmöjligheter. Vi kan också behandla arbetssökandens personuppgifter för att försvara rättsliga anspråk på basis av vårt berättigade intresse. Vi har bedömt att dina grundläggande rättigheter eller friheter inte åsidosätter det berättigade intresse som beskrivs ovan.

I slutet av rekryteringsprocessen behandlas arbetssökandens personuppgifter i syfte att förhandla fram ett anställningsavtal.

  1. Till vem kan vi överföra eller lämna ut uppgifterna?

Vi kan lämna ut dina uppgifter till utvalda samarbetspartner för att tillhandahålla en smidig rekryteringsprocess. De här samarbetspartnerna kan till exempel vara ett företag som ansvarar för att upprätthålla vår rekryteringstjänst eller ett företag som utför personbedömningar. Om ingåendet av ett anställningsavtal förutsätter en säkerhetsprövning och/eller utredning av din personliga kredithistoria, lämnar vi ut uppgifterna till myndigheterna och de kreditupplysningsföretag som vi har valt.

Vi lämnar ut uppgifter om vi är skyldiga att lämna ut eller dela dina uppgifter för att uppfylla en lagstadgad skyldighet eller för att skydda våra rättigheter, vår egendom, vår säkerhet, våra kunder eller andra instanser.

Vi kan också lämna ut dina uppgifter till utvalda tredje parter, såsom läroinrättningar som tillhandahåller utbildning som är ett villkor för anställningen.

  1. Hur länge förvarar vi dina uppgifter?

Lagringsperioden för dina uppgifter beror på vilken typ av uppgifter det rör sig om och för vilket ändamål de används. Vi lagrar inte dina uppgifter längre än nödvändigt eller tillåtet. I huvudsak lagrar vi jobbansökningar i 2,5 år efter att rekryteringsprocessen har avslutats.

  1. Överförs dina uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

Vi anlitar underleverantörer för behandling av personuppgifter och uppgifterna överförs begränsat utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) för underhåll av tjänsterna och teknisk support. Även våra avtalspartner, såsom Teamtailor, kan överföra uppgifter utanför EU eller EES till sina egna underbiträden. När uppgifter överförs utanför EU eller EES säkerställer vi en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, bland annat genom att avtala om frågor som rör sekretess och behandling av personuppgifter i enlighet med vad som krävs enligt lag, till exempel genom att använda EU:s standardavtalsklausuler eller dataskyddsramen mellan EU och Förenta staterna (Data Privacy Framework). Vi kan också genomföra sådana överföringar om Europeiska kommissionen har beslutat att nivån på dataskyddet i destinationslandet är adekvat.

  1. Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du

• rätt att få transparent information: Du har rätt att få veta vilka uppgifter om dig som samlas in, för vilket ändamål uppgifterna används, vilken som är den lagliga grunden för behandlingen av uppgifterna och till vem uppgifterna utlämnas.

• rätt till tillgång till uppgifterna: Du har rätt att få veta om personuppgifter som rör dig behandlas och i så fall vilka uppgifter vi behandlar. Du kan därmed begära dina uppgifter genom att kontakta oss.

• rätt till rättelse: Om du observerar fel i dina uppgifter har du rätt att få de felaktiga uppgifterna rättade.

• rätt till radering: Under vissa omständigheter har du rätt att få dina uppgifter raderade från personregistret.

• rätt att invända mot behandling: Du har rätt att invända mot behandling som utförs av oss på grundval av ett berättigat intresse, av skäl som hänför sig till din särskilda situation.

• rätt till begränsning av behandling: Du har under vissa omständigheter rätt att begränsa behandlingen av dina uppgifter, till exempel om du bestrider riktigheten för dina personuppgifter eller om behandlingen är olaglig men du inte vill att dina uppgifter ska raderas. I så fall får vi endast lagra dina uppgifter.

• rätt till dataportabilitet: Du har rätt att få de uppgifter du lämnat till oss elektroniskt överförda till en annan tjänsteleverantör.

• rätt att återkalla samtycke: Du har rätt att återkalla ditt samtycke, men observera att vi då inte kommer att kunna beakta din ansökan i rekryteringsprocessen.

• rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident: Vi meddelar dig utan dröjsmål om vi har en personuppgiftsincident som allvarligt kan hota din integritet.

• rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet: I Finland fungerar Dataskyddsombudsmannen som tillsynsmyndighet www.tietosuoja.fi.

  1. Hur kan du kontakta oss?

För att utöva dina rättigheter ber vi dig kontakta oss med hjälp av de kontaktuppgifter som lämnas i första punkten.

Du kan nå S-gruppens dataskyddsansvarige via e-post på följande adress: tietosuojavastaava@sok.fi.