Reila Turvallisuuspalvelut

Tietosuojaseloste Työntekijät

  1. Kuka on rekisterinpitäjä ja mitkä ovat sen yhteystiedot?

Rekisterinpitäjänä toimii Reila Palvelut Oy (jäljempänä Reila tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Reila Palvelut Oy
PL 75, 00088 S-ryhmä
p. 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

  1. Millaisia tietoja käsittelemme ja miten?

Käsittelemme työsuhteen aikana ja sen päätyttyä ainakin seuraavanlaisia henkilötietoja: Nimi, henkilönumero, henkilötunnus, kansalaisuus, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), lähiomainen, työ-/oleskelulupa, työvuorotiedot, työajanseurantatiedot, kameravalvontajärjestelmään tallentuvat tiedot, työtehtävät, syntymäaika, sukupuoli, kuva, työsuhteen tiedot, työsuhteen päättymisen syy, työtehtävät, palkka-, päiväraha-, loma- ja eläketiedot, pankkiyhteystiedot, työkokemus, työtapaturmiin liittyvät tiedot, sairauslomat ja muut poissaolot, palkan maksamiseksi tarpeelliset verotustiedot, lupatiedot, ajokortti, esimies, tehtävän vaativuusluokka, raportti- ja tapahtumailmoitustiedot sekä muut työsuhteen aikana eri asiayhteyksissä syntyvät tiedot.

Keräämme henkilötiedot ja muut tiedot sinulta suoraan, kun teemme kanssasi työsopimuksen tai suostumuksellasi kolmansilta osapuolilta. Voimme täydentää ja päivittää henkilötietojasi työsuhteesi aikana.

  1. Miksi käsittelemme näitä tietoja?

Keräämme henkilötietojasi juridisia, henkilöstöhallinnollisia ja työnjohdollisia tarkoituksia varten sekä voidaksemme täyttää lakisääteiset velvoitteemme työnantajana, mitä tulee esimerkiksi palkanmaksuun, työsuoritusten valvontaan ja etujen myöntämiseen työ-/palvelusuhteesi aikana.

Emme tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muuten merkittävästi vaikuttaisivat sinuun.

  1. Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Henkilötietojasi käsitellään työsuhteen hallinnointiin ja palkanmaksuun työsopimuksen mukaisesti. Voimme myös käyttää tietoja neuvotellaksemme sopimuksen kanssasi. Emme voi tehdä työsopimusta ilman henkilötietojen käsittelyä.

Meillä on lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietojasi esimerkiksi ylläpitääksemme työaikakirjanpitoa, antaaksemme työtodistuksia, suorittaaksemme pakollisia maksuja, hankkiaksemme ja tarjotaksemme sinulle työterveyspalveluja, säilyttääksemme palkkakuitteja ja toteuttaaksemme muita tarkoituksia, jotka liittyvät pakollisissa laeissa määriteltyihin työnantajan lakisääteisiin velvoitteisiin.

Suostumuksesi perusteella voimme kerätä tietoja sinulta esimerkiksi soveltuvuuskokeiden kautta.

Voimme toteuttaa kyselyitä ja koulutuksia, käsitellä suoritusmerkintätietoja sekä tehdä tietojärjestelmien valvontaa oikeutettuun etuumme perustuen. Tavoitteenamme on kehittää henkilöstömme osaamista sekä ylläpitää tietoturvaa. Olemme arvioineet, että tämä käsittely ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa.

  1. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Keräämme henkilötietoja ainoastaan siinä määrin, joka on tarpeen toimintamme mahdollistamiseksi ja velvoitteidemme täyttämiseksi työnantajanasi. Säilytämme tietoja vain tietyn ajan tietojen säilyttämistä koskevia lakeja ja asetuksia noudattaen. Tietojesi säilytysaika riippuu henkilötietojen tyypistä ja niiden käyttötarkoituksesta. Emme säilytä henkilötietojasi tarvetta tai sallittua aikaa pitempään. Pääsääntöisesti säilytämme työntekijöidemme henkilötietoja koko työsuhteen ajan sekä kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä.

  1. Kenelle voimme siirtää tai luovuttaa tietoja?

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme henkilötietojasi työterveyshuollon tarjoajille, eläkevakuutusyhtiöille sekä niille asiakkaille, joiden antamissa toimeksiannoissa työskentelet.

Lisäksi saatamme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille, kun meiltä edellytetään henkilötietojesi luovuttamista tai jakamista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, työ- tai palvelusopimuksen ehtojen täyttämiseksi tai oikeuksiemme, omaisuutemme, turvallisuutemme, asiakkaittemme tai muiden tahojen suojelemiseksi.

  1. Siirretäänkö tietojasi Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Emme pääsääntöisesti siirrä työntekijöiden tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos poikkeuksellisesti siirrämme tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) hyödyntäen.

  1. Millaisia oikeuksia sinulla on?

Rekisteröitynä sinulla on:

• oikeus saada läpinäkyvää informaatiota: sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja sinusta kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietojasi käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietojasi luovutetaan.

• oikeus saada pääsy tietoihin: sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, mitä tietoja käsittelemme. Voit siis pyytää omat tietosi ottamalla meihin yhteyttä.

• oikeus tietojen oikaisemiseen: mikäli havaitset virheitä tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot korjattua.

• oikeus tietojen poistamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua henkilörekisteristä.

• oikeus käsittelyn vastustamiseen: sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä.

• oikeus käsittelyn rajoittamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojasi poistettavan. Tällöin saamme ainoastaan säilyttää tietojasi.

• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot sähköisessä muodossa toimitettavaksi toiselle palveluntarjoajalle.

• oikeus suostumuksen peruuttamiseen: sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Huomaathan, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suorittamamme käsittelyn laillisuuteen.

• oikeus tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista: me ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

• oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle: Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.

Oikeuksiesi käyttämiseksi pyydämme olemaan yhteydessä ensimmäisessä kohdassa esitettyihin yhteystietoihin.

S-ryhmän tietosuojavastaavan tavoitat sähköpostitse osoitteesta: tietosuojavastaava@sok.fi.

Reila Turvallisuuspalvelut

Dataskyddsbeskrivning Anställda

  1. Vem är personuppgiftsansvarig och vilka är kontaktuppgifterna till den personuppgiftsansvarige?

Den personuppgiftsansvarige är Reila Palvelut Oy (nedan Reila eller den personuppgiftsansvarige) i enlighet med den här dataskyddsbeskrivningen.

Reila Palvelut Oy
PL 75, 00088 S-ryhmä
p. 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

  1. Vilka uppgifter behandlar vi och hur?

Under och efter anställningsförhållandet behandlar vi åtminstone följande typer av personuppgifter: Namn, personnummer, personbeteckning, nationalitet, kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-postadress), anhörig, arbets-/uppehållstillstånd, uppgifter om arbetsskift, uppgifter om arbetstidsuppföljning, uppgifter som registrerats i kameraövervakningssystemet, arbetsuppgifter, födelsedatum, kön, foto, uppgifter om anställningen, skäl till uppsägning, arbetsuppgifter, uppgifter om lön, dagtraktamenten, semester och pension, bankkontaktuppgifter, arbetslivserfarenhet, information om arbetsolyckor, sjukfrånvaro och annan frånvaro, skatteinformation som är nödvändig för utbetalning av lön, tillståndsinformation, körkort, chef, uppgiftens kravnivå, information om rapporter och händelseanmälningar samt annan information som uppkommer under anställningsförhållandet i olika sammanhang.

Vi samlar in personuppgifter och annan information direkt av dig när vi ingår ett anställningsavtal med dig, eller med ditt samtycke från tredje parter. Vi kan komplettera och uppdatera dina personuppgifter under din anställning.

  1. Varför behandlar vi de här uppgifterna?

Vi samlar in dina personuppgifter för juridiska ändamål, personalförvaltningsändamål och anställningsändamål samt för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter som arbetsgivare, till exempel vad gäller löneutbetalningar, övervakning av arbetsprestationer och tillhandahållande av förmåner under din anställning/ditt tjänsteförhållande.

Vi fattar inte automatiserade beslut som skulle få rättsliga följder eller på annat sätt väsentligt påverka dig.

  1. På vilken grund behandlar vi uppgifterna?

Dina personuppgifter behandlas i syfte att hantera ditt anställningsförhållande och betala ut din lön i enlighet med ditt anställningsavtal. Vi kan också använda uppgifterna för att förhandla om ett avtal med dig. Vi kan inte ingå ett anställningsavtal utan att behandla personuppgifter.

Vi har en lagstadgad skyldighet att behandla dina personuppgifter för ändamål såsom att upprätthålla arbetstidsbokföring, utfärda arbetsintyg, göra obligatoriska betalningar, skaffa och tillhandahålla dig företagshälsovårdstjänster, förvara lönespecifikationer och för andra ändamål som rör arbetsgivarens obligatoriska lagstadgade skyldigheter.

Baserat på ditt samtycke kan vi samla in uppgifter från dig, till exempel genom lämplighetstester.

Vi kan genomföra enkäter och utbildningar, behandla prestationsdata och övervaka informationssystem på grundval av vårt berättigade intresse. Vårt mål är att utveckla kompetensen hos vår personal och upprätthålla informationssäkerheten. Vi har bedömt att den här behandlingen inte strider mot dina grundläggande rättigheter eller friheter.

  1. Hur länge förvarar vi dina uppgifter?

Vi samlar endast in personuppgifter i den utsträckning som är nödvändig för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet och fullgöra våra skyldigheter som din arbetsgivare. Vi lagrar endast din information under en begränsad tidsperiod i enlighet med lagar och förordningar om lagring av uppgifter. Lagringsperioden för dina uppgifter beror på vilken typ av uppgifter det rör sig om och för vilket ändamål de används. Vi lagrar inte dina personuppgifter längre än nödvändigt eller tillåtet. I huvudsak lagrar vi personuppgifter om våra anställda under hela deras anställning och i tio år efter att anställningen har upphört.

  1. Till vem kan vi överföra eller lämna ut uppgifterna?

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget. Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter hos våra partner enligt lagstiftning.

Vi lämnar ut dina personuppgifter till leverantörer av företagshälsovård, pensionsförsäkringsbolag och de kunder för vars räkning du arbetar.

Vi kan också lämna ut dina personuppgifter till tredje parter om vi är skyldiga att lämna ut eller dela dina uppgifter för att uppfylla en lagstadgad skyldighet eller för att uppfylla villkoren i våra arbetsavtal eller serviceavtal eller för att skydda våra rättigheter, vår egendom, vår säkerhet, våra kunder eller andra instanser.

  1. Överförs dina uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

I huvudsak överför vi inte uppgifter om anställda utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om vi i undantagsfall överför uppgifter utanför EU eller EES säkerställer vi en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, bland annat genom att avtala om frågor som rör sekretess och behandling av personuppgifter i enlighet med vad som krävs enligt lag, till exempel genom att använda EU:s standardavtalsklausuler eller dataskyddsramen mellan EU och Förenta staterna (Data Privacy Framework).

  1. Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du

• rätt att få transparent information: Du har rätt att få veta vilka uppgifter om dig som samlas in, för vilket ändamål uppgifterna används, vilken som är den lagliga grunden för behandlingen av uppgifterna och till vem uppgifterna utlämnas.

• rätt till tillgång till uppgifterna: Du har rätt att få veta om personuppgifter som rör dig behandlas och i så fall vilka uppgifter vi behandlar. Du kan därmed begära dina uppgifter genom att kontakta oss.

• rätt till rättelse: Om du observerar fel i dina uppgifter har du rätt att få de felaktiga uppgifterna rättade.

• rätt till radering: Under vissa omständigheter har du rätt att få dina uppgifter raderade från personregistret.

• rätt att invända mot behandling: Du har rätt att invända mot behandling som utförs av oss på grundval av ett berättigat intresse, av skäl som hänför sig till din särskilda situation.

• rätt till begränsning av behandling: Du har under vissa omständigheter rätt att begränsa behandlingen av dina uppgifter, till exempel om du bestrider riktigheten för dina personuppgifter eller om behandlingen är olaglig men du inte vill att dina uppgifter ska raderas. I så fall får vi endast lagra dina uppgifter.

• rätt till dataportabilitet: Du har rätt att få de uppgifter du lämnat till oss elektroniskt överförda till en annan tjänsteleverantör.

• rätt att återkalla samtycke: Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Observera att återkallelse av samtycke inte påverkar lagligheten av den behandling som vi utförde innan återkallelsen.

• rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident: Vi meddelar dig utan dröjsmål om vi har en personuppgiftsincident som allvarligt kan hota din integritet.

• rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet: I Finland fungerar Dataskyddsombudsmannen som tillsynsmyndighet www.tietosuoja.fi.

För att utöva dina rättigheter ber vi dig kontakta oss med hjälp av de kontaktuppgifter som lämnas i första punkten.

Du kan nå S-gruppens dataskyddsansvarige via e-post på följande adress tietosuojavastaava@sok.fi.