Reila Turvallisuuspalvelut

Tietosuojaseloste Turvallisuuspalvelut

  1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Reila Palvelut Oy (jäljempänä Reila tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Reila Palvelut Oy
PL 75, 00088 S-ryhmä
p. 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

  1. Millaisia tietoja keräämme ja miten?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka liittyvät turvallisuusvalvonnan toteuttamiseen ja vartioimistehtävissä havaituista kiinniottamiseen tai voimakeinojen käyttöön johtaneista tapahtumista kirjattuun selvitykseen (tapahtumailmoitus).

Henkilötietojen käsittelijänä voimme asiakkaamme toimeksiannosta ja lukuun käsitellä vartioitavan kohteen osalta mm. kameravalvonnan tietoja (esim. videotallenne) ja avain- tai kuluvalvontatunnisteen tietoja. Näihin saattaa sisältyä tietoja asiakkaista sekä yhteistyö- ja sopimuskumppaneiden henkilöstöstä, kuvatallennetiedostoja, henkilön perus- ja yhteystiedot, avain- ja kulunhallintatapahtumia, teknisten valvontajärjestelmien käyttö- ja kytkentä- ja lokitietoja.

Kameravalvontajärjestelmään kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta muodostuu kuva-aineistoja. Valvottava alue on merkitty asianmukaisin merkinnöin, kuten ”Tallentava kameravalvonta”. Kameravalvonnasta saa lisätietoja rekisterinpitäjältä, kuten alueosuuskaupalta, jonka tiloja valvomme.

  1. Miksi käsittelemme näitä tietoja?

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiointitilanteen ja henkilöstön turvallisuuden toteuttaminen
• rikosten ennalta estäminen ja selvittämisessä tukeminen
• osapuolten oikeussuojan takaaminen
• asiattomien henkilöiden pääsyn estäminen
• lakisääteisten tapahtumailmoitusten kirjaaminen

Reila toteuttaa rekisterinpitäjän tietojen ja omaisuuden suojaamista kameravalvonnan reaaliaikaisen seurannan tai tallenteiden ja muun turvallisuustekniikan käyttö- tai lokitietojen tarkastelun kautta. Kulunvalvonta-, avainhallinta- ja rikosilmoitusjärjestelmän lokitietoja käyttäen voidaan jälkikäteen selvittää järjestelmää käyttävien henkilöiden liikkumista tai hälytyksen aiheuttaja.

  1. Millä perusteella käsittelemme tietoja?

Turvallisuusvalvonnalla varmistamme turvallisen asiointi- ja työskentely-ympäristön Reilan ja sen asiakkaan oikeutetun edun perusteella. Olemme arvioineet, että turvallisuusvalvonta ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa.

Tapahtumailmoituksiin sisältyviä henkilötietoja käsittelemme yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain täyttämiseksi.

  1. Miten pitkään säilytämme tietoja?

Yksityisistä turvallisuuspalveluista annetun lain perusteella säilytämme tapahtumailmoituksia kahden vuoden ajan niiden laatimispäivän kalenterivuoden päättymisen jälkeen, jonka jälkeen henkilötietoja sisältävät tapahtumailmoitukset hävitetään viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa.

Siltä osin kuin Reila käsittelee kameratallenteen tietoja asiakkaansa toimeksiannosta ja lukuun, niin kameratallenteen tietoja säilytetään toimipaikka- tai kamerakohtaisesti määritellyn käsittelyajan enintään 6 kuukautta. Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen johdosta, tallenteita voidaan säilyttää oikeusvaateen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan 2-10 vuotta. Kameratallenne hävitetään oikeusprosessin päättymisen jälkeen.

  1. Kenelle voimme siirtää tai luovuttaa tietoja?

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Saatamme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, mikäli meiltä edellytetään tietojesi luovuttamista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, sopimustemme täytäntöön panemiseksi tai oikeuksiemme, omaisuutemme, turvallisuutemme, asiakkaittemme tai muiden tahojen suojelemiseksi.

  1. Siirretäänkö tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Emme pääsääntöisesti henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos poikkeuksellisesti siirrämme tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) hyödyntäen.

  1. Millaisia oikeuksia sinulla on?

Rekisteröitynä sinulla on tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa:

• oikeus saada läpinäkyvää informaatiota: sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja sinusta kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietojasi käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietojasi luovutetaan.

• oikeus saada pääsy tietoihin: sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, saada jäljennös käsittelemistämme tiedoista, edellyttäen, jäljennös ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

• oikeus tietojen oikaisemiseen: mikäli havaitset virheitä tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot korjattua.

• oikeus tietojen poistamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua henkilörekisteristä.

• oikeus käsittelyn rajoittamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojasi poistettavan. Tällöin saamme ainoastaan säilyttää tietojasi.

• oikeus tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista: me ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

• oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle: Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.

  1. Miten voit ottaa yhteyttä?

Oikeuksiesi käyttämiseksi pyydämme olemaan yhteydessä ensimmäisessä kohdassa esitettyihin yhteystietoihin.

Tietoa eri S-ryhmän henkilörekistereiden henkilötietojen käsittelystä löydät kunkin S-ryhmän yrityksen eli rekisterinpitäjän omasta tietosuojainformaatiosta. S-ryhmän henkilörekisterit >>

S-ryhmän tietosuojavastaava: tietosuojavastaava@sok.fi

Yleistä informaatiota tietosuojasta löydät valvovan viranomaisen verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi

Reila Turvallisuuspalvelut

Dataskyddsbeskrivning Säkerhetstjänster

  1. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Den personuppgiftsansvarige är Reila Palvelut Oy (nedan Reila eller den personuppgiftsansvarige) i enlighet med den här dataskyddsbeskrivningen.

Reila Palvelut Oy
PB 75, 00088 S-gruppen
tfn 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

  1. Vilka uppgifter samlar vi in och hur?

Vi behandlar personuppgifter som är förknippade med genomförandet av säkerhetsövervakning och i skriftliga redogörelser över händelser som vid övervakningsuppdrag lett till gripande eller användning av maktmedel (händelseanmälan).

Som personuppgiftsbiträde kan vi på uppdrag av kunden och för kundens räkning behandla uppgifter gällande det bevakade objektet, såsom uppgifter från kameraövervakning (till exempel videoinspelning) och uppgifter om nyckel- eller passerkontroll-ID. Det här kan omfatta uppgifter om kunder och personal hos samarbetspartner och avtalspartner, videoinspelningsfiler, grundläggande uppgifter och kontaktuppgifter för en person, nyckel- och passerkontrollhändelser samt drift-, anslutnings- och logginformation för tekniska övervakningssystem.

Bildmaterial bildas av det område som bevakas av de kameror som är kopplade till kameraövervakningssystemet. Det bevakade området är försett med lämplig information, såsom ”Inspelande kameraövervakning”. Mer information om kameraövervakning fås av den personuppgiftsansvarige, till exempel det regionhandelslag vars lokaler vi övervakar.

  1. Varför behandlar vi de här uppgifterna?

Ändamålet med behandlingen av uppgifter är att

• säkerställa ärendehanteringssituationens och personalens säkerhet
• förebygga och stödja utredningen av brott
• garantera parternas rättsskydd
• förhindra tillträde för obehöriga personer
• registrera lagstadgade händelseanmälningar

Reila genomför skyddet av den personuppgiftsansvariges uppgifter och egendom genom realtidsuppföljning av kameraövervakning eller genom granskning av användnings- eller logguppgifter om inspelningar eller annan säkerhetsteknik. Loggdata från system för passerkontroll, nyckelhantering och brottsanmälningar kan användas för att i efterhand utreda hur personer som använt systemet har rört sig samt orsaker till larm.

  1. På vilken grund behandlar vi uppgifterna?

Med hjälp av säkerhetsövervakning säkerställer vi en säker miljö för skötsel av ärenden och arbete på basis av Reilas och dess kunders berättigade intresse. Vi har bedömt att säkerhetsövervakningen inte strider mot dina grundläggande rättigheter eller friheter.

Vi behandlar personuppgifter som ingår i händelseanmälningar för att uppfylla våra skyldigheter enligt lagen om privata säkerhetstjänster.

  1. Hur länge förvarar vi dina uppgifter?

Med stöd av lagen om privata säkerhetstjänster sparar vi händelseanmälningar i två år efter utgången av det kalenderår då de utarbetades, varefter händelseanmälningar som innehåller personuppgifter förstörs utan dröjsmål och senast inom en månad.

Till de delar Reila behandlar uppgifter från videoinspelningar på uppdrag av och för sina kunders räkning, så kommer uppgifter från videoinspelningar att lagras under en period av högst 6 månader, beroende på den behandlingstid som anges per verksamhetsställe eller kamera. Av särskilda skäl, exempelvis om talan har väckts i ett brottsärende eller ett brott är under utredning, kan inspelningar sparas för att försvara rättsliga yrkanden i 2–10 år, beroende på vad rättsprocessen kräver. Kamerainspelningen förstörs efter att rättsprocessen har avslutats.

  1. Till vem kan vi överföra eller lämna ut uppgifterna?

Personuppgifter behandlas i elektroniska system och tjänster för de ändamål som har fastställts i denna beskrivning. Vi anlitar externa servicepartner för att tillhandahålla system- och supporttjänster. Personuppgifter kan överföras till servicepartner i den omfattning som de deltar i genomförandet av åtgärder inom ramen för det givna uppdraget. Vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter hos våra partner enligt lagstiftning.

Vi kan också lämna ut dina personuppgifter till tredje parter om vi är skyldiga att lämna ut eller dela dina uppgifter för att uppfylla en lagstadgad skyldighet eller för att verkställa våra avtal eller för att skydda våra rättigheter, vår egendom, vår säkerhet, våra kunder eller andra instanser.

  1. Överförs uppgifterna utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

I huvudsak överför vi inte personuppgifter utanför det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om vi i undantagsfall överför uppgifter utanför EU eller EES säkerställer vi en adekvat skyddsnivå för personuppgifter, bland annat genom att avtala om frågor som rör sekretess och behandling av personuppgifter i enlighet med vad som krävs enligt lag, till exempel genom att använda EU:s standardavtalsklausuler eller dataskyddsramen mellan EU och Förenta staterna (Data Privacy Framework).

  1. Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du följande rättigheter i den utsträckning som tillåts och krävs enligt dataskyddslagstiftningen och annan lagstiftning:

• rätt att få transparent information: Du har rätt att få veta vilka uppgifter om dig som samlas in, för vilket ändamål uppgifterna används, vilken som är den lagliga grunden för behandlingen av uppgifterna och till vem uppgifterna utlämnas.

• rätt till tillgång: Du har rätt att få veta om personuppgifter som rör dig behandlas och, om så är fallet, att få en kopia av de uppgifter vi behandlar, förutsatt att kopian inte negativt påverkar andras rättigheter och friheter.

• rätt till rättelse: Om du observerar fel i dina uppgifter har du rätt att få de felaktiga uppgifterna rättade.

• rätt till radering: Under vissa omständigheter har du rätt att få dina uppgifter raderade från personregistret.

• rätt till begränsning av behandling: Du har under vissa omständigheter rätt att begränsa behandlingen av dina uppgifter, till exempel om du bestrider riktigheten för dina personuppgifter eller om behandlingen är olaglig men du inte vill att dina uppgifter ska raderas. I så fall får vi endast lagra dina uppgifter.

• rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident: Vi meddelar dig utan dröjsmål om vi har en personuppgiftsincident som allvarligt kan hota din integritet.

• rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet: I Finland fungerar Dataskyddsombudsmannen som tillsynsmyndighet www.tietosuoja.fi.

  1. Hur kan du kontakta oss?

För att utöva dina rättigheter ber vi dig kontakta oss med hjälp av de kontaktuppgifter som lämnas i första punkten.

Information om behandlingen av personuppgifter i S-gruppens olika personregister finns i dataskyddsbeskrivningen för varje företag i S-gruppen, det vill säga den personuppgiftsansvarige. S-gruppens personregister >>

S-gruppens dataskyddsombud: tietosuojavastaava@sok.fi

Du hittar allmän information om dataskydd på tillsynsmyndighetens webbplats: www.tietosuoja.fi