Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjänä toimii Reila Palvelut Oy (jäljempänä Reila tai rekisterinpitäjä) tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Reila Palvelut Oy
PL 75, 00088 S-ryhmä
p. 010 768 1005
reila.tietosuoja@reila.fi

Keräämme asiakkaidemme ja yhteistyökumppaniemme yhteyshenkilön tietoja, joita tarvitsemme asiakas- ja mahdollisen sopimussuhteen täyttämiseen ja ylläpitämiseen, kuten mm. nimi, asema, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), laskutus- ja maksutiedot ja tilaustiedot. Lisäksi käsittelemme tietoja, jotka ovat välttämättömiä pakotetarkistusten suorittamiseksi.

Voit antaa meille tietoja olemalla meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai muulla tavoin. Voit antaa tietoja meille myös täyttämällä verkkosivuillamme osoitteessa www.reila.fi olevia lomakkeita. Pyydämme sinua antamaan vain tietoja, jotka ovat tarpeen palvelujemme käyttämiseksi.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot keräämme julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä tai yritystietokannoista. Pakotetarkistuksia varten hyödymme kolmansien osapuolien tietoja, esimerkiksi kansainvälisten järjestöjen, kuten EU:n ja YK:n, sekä kansallisten järjestöjen, kuten Office of Foreign Assets Control -yksikön (OFAC) ylläpitämät listat.

Lisäksi keräämme tietoja evästeiden avulla S-ryhmän evästeinformaatiossa kuvatuin tavoin.

Keräämme näitä tietoja voidaksemme tarjota edustamallesi yritykselle palvelujamme, kehittää toimintaamme, markkinoida palveluitamme sekä sopimuksen täytäntöön panemiseksi ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

Emme tee automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muuten merkittävästi vaikuttaisivat sinuun.

Käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme sopimuksen, jonka olemme tehneet edustamasi organisaation kanssa. Emme voi pitää yhteyttä sinuun sopimukseen liittyvissä asioissa taikka laskuttaa palveluitamme ilman henkilötietojen käsittelyä. Tämä käsittely perustuu edustamasi organisaation kanssa tehtyyn sopimukseen perustuvaan asialliseen yhteyteen ja oikeutettuun etuumme.

Käsittelemme tietojasi oikeutetun edun perusteella myös markkinointiin, liiketoiminnan kehittämiseen ja oikeuksiemme turvaamiseen.

Kirjanpitotositteisiin ja pakotetarkistuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi.

Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, katsomme, että käsittelystä on hyötyä niin sinulle kuin meille. Henkilötietojen käsittely mahdollistaa sen, että saat sinulle relevanttia tietoa sopimuksestamme tai palveluistamme. Ottaen huomioon tietojen luonteen ja käyttötarkoituksen, katsomme, että käsittely ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi tai -vapauksiesi kanssa. Voit vastustaa markkinointia milloin tahansa. Muuta oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä voit vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella kohdassa 8 kuvatuin tavoin.

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Pääasiallisesti säilytysajat ovat seuraavat:
• asiakkaidemme ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietoja asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisestä asiakassuhteen hallintaan ja liiketoiminnan kehittämiseen, jonka jälkeen käytämme tietoja markkinointiin ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen alla kuvatuin tavoin;

• markkinointia varten säilytämme tyypillisesti tiedot potentiaalisen asiakkaan nimestä, asema, työantajasta ja yhteystiedosta niin pitkään kuin tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä, etkä ole kieltänyt markkinointia tai vaatinut tietojen poistamista; ja

• tositteisiin mahdollisesti sisältyviä henkilötietoja säilytämme seitsemän vuoden ajan kirjanpitovelvoitteiden noudattamiseksi.

Huomioithan, että voimme säilyttää tietoja, jos ne ovat tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Saatamme luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille myös, mikäli meiltä edellytetään tietojesi luovuttamista tai jakamista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai käyttöehtojemme tai muiden sopimustemme täytäntöön panemiseksi tai oikeuksiemme, omaisuutemme, turvallisuutemme, asiakkaittemme tai muiden tahojen suojelemiseksi.

Emme pääsääntöisesti asiakkaiden tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos poikkeuksellisesti siirrämme tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita tai EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) hyödyntäen.

Rekisteröitynä sinulla on:

• oikeus saada läpinäkyvää informaatiota: sinulla on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja sinusta kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietojasi käytetään, mikä on tietojen käsittelyn peruste ja kenelle tietojasi luovutetaan.

• oikeus saada pääsy tietoihin: sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, mitä tietoja käsittelemme. Voit siis pyytää omat tietosi ottamalla meihin yhteyttä.

• oikeus tietojen oikaisemiseen: mikäli havaitset virheitä tiedoissasi, sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot korjattua.

• oikeus tietojen poistamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada tietosi poistettua henkilörekisteristä.

• oikeus käsittelyn vastustamiseen: sinulla on oikeus vastustaa suorittamaamme käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, erityiseen tilanteeseesi liittyvistä syistä. Oikeutettuun etuun perustuvaa markkinointia voit vastustaa ilman erityisiä perusteita.

• oikeus käsittelyn rajoittamiseen: sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä, esimerkiksi, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden tai käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojasi poistettavan. Tällöin saamme ainoastaan säilyttää tietojasi.

• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: sinulla on oikeus saada meille toimittamasi tiedot sähköisessä muodossa toimitettavaksi toiselle palveluntarjoajalle edellyttäen, että käsittely poikkeuksellisesti perustuisi suostumukseen.

• oikeus suostumuksen peruuttamiseen: sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Huomaathan, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suorittamamme käsittelyn laillisuuteen.

• oikeus tulla informoiduksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksista: me ilmoitamme sinulle viipymättä, mikäli meillä tapahtuisi tietoturvaloukkaus, joka voisi uhata vakavasti sinun yksityiselämääsi.

• oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle: Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi.

Oikeuksiesi käyttämiseksi pyydämme olemaan yhteydessä ensimmäisessä kohdassa esitettyihin yhteystietoihin.

S-ryhmän tietosuojavastaavan tavoitat sähköpostitse osoitteesta: tietosuojavastaava@sok.fi.

Tietoa eri S-ryhmän henkilörekistereiden henkilötietojen käsittelystä löydät kunkin S-ryhmän yrityksen eli rekisterinpitäjän omasta tietosuojainformaatiosta. S-ryhmän henkilörekisterit >>

Yleistä informaatiota tietosuojasta löydät valvovan viranomaisen verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi